Nachhaltigkeit ist längst zu einem zentralen Handlungsfeld der Immobilien- und Facility-Management-Branche geworden. Innerhalb dieser Entwicklung rückt ein Thema immer stärker in den Fokus: die Kreislaufwirtschaft. Rückenwind erhält sie durch regulatorische Anforderungen ebenso wie durch steigende Erwartungen von Investoren, höhere Ressourcenkosten und die zunehmende Transparenz im ESG-Reporting.

Doch mit der wachsenden Bedeutung steigt nicht automatisch die Klarheit darüber, was Kreislaufwirtschaft in der Praxis eigentlich bedeutet. Gerade im Gebäudebetrieb fehlt häufig noch ein gemeinsames Verständnis davon, wie Produkte und Materialien möglichst lange im Kreislauf gehalten werden können – und wie sich Kreislauffähigkeit systematisch umsetzen und bewerten lässt.

Genau mit diesen Fragen beschäftigt sich das Expertenteam Circular FM im gefma Arbeitskreis Nachhaltigkeit. Das Gremium arbeitet daran, Orientierung zu schaffen und praxistaugliche Ansätze für die Branche zu entwickeln. Noch in diesem Jahr sollen die Ergebnisse in einem neuen gefma White Paper zur Kreislaufwirtschaft im Facility Management gebündelt werden. 

Kreislaufwirtschaft beginnt nicht beim Recycling

Wer Kreislaufwirtschaft hört, denkt häufig zuerst an Recycling. Doch eigentlich setzt zirkuläres Handeln viel früher an. Die entscheidende Frage lautet zunächst nicht: Wie können wir ein Produkt am Ende seines Lebenszyklus verwerten? Sondern: Wie können wir verhindern, dass es überhaupt zu Abfall wird?

Für den Gebäudebetrieb bedeutet das, bei jeder Beschaffung zunächst zu prüfen: Wird tatsächlich etwas Neues benötigt? Können vorhandene Produkte weitergenutzt, repariert, aufgearbeitet oder für einen anderen Zweck eingesetzt werden? Erst wenn diese Möglichkeiten ausgeschöpft sind, kommt das Recycling ins Spiel. Die im später vorgestellten Praxisprojekt angewandte Maßnahmenhierarchie folgt genau diesem Prinzip: „Refuse“, „Reduce“, „Redesign“ und „Reuse“ stehen vor „Recycle“. 

Kreislaufwirtschaft wird damit zu einer Frage des gesamten Lebenszyklus. Denn der beste Materialkreislauf kann derjenige sein, der gar nicht erst geschlossen werden muss, weil ein vorhandenes Produkt möglichst lange weitergenutzt wird.

Nachhaltiger – aber auch wirtschaftlicher?

Ein häufiges Vorurteil gegenüber zirkulären Lösungen hält sich hartnäckig: Nachhaltigkeit ist gut für die Umwelt, kostet aber mehr. Gerade bei der Wiederverwendung und professionellen Aufarbeitung von Produkten muss das keineswegs der Fall sein. In den meisten Fällen kann Refurbishment wirtschaftlicher sein als eine vergleichbare Neubeschaffung. 

Das Prinzip dahinter ist einfach: Was weitergenutzt werden kann, muss nicht vollständig neu produziert werden. Vorhandene Produkte und Materialien behalten ihren Wert, Ressourcen werden geschont und gleichzeitig kann der finanzielle Aufwand für die Beschaffung sinken. Kreislaufwirtschaft wird damit nicht nur aus ökologischer, sondern auch aus wirtschaftlicher Perspektive interessant.

Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der in der Praxis relevant sein kann: Je nach Unternehmen und Projekt können für Refurbishment andere Budgets oder Finanzierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen als für eine klassische Neubeschaffung. Das kann zusätzliche Spielräume eröffnen – und zirkuläre Lösungen auch finanziell attraktiver machen. 

Warum das Facility Management eine Schlüsselrolle spielt

Kreislaufwirtschaft entscheidet sich nicht allein in Nachhaltigkeitsstrategien oder bei der Planung neuer Gebäude. Ein wesentlicher Teil entscheidet sich im täglichen Gebäudebetrieb. Denn hier werden fortlaufend Entscheidungen getroffen, die darüber bestimmen, wie lange Produkte und Materialien genutzt und in Kreisläufen gehalten werden.

Das betrifft Instandhaltung und Umbauten ebenso wie Ersatzbeschaffungen, Mobiliar oder andere Ausstattungen. Gerade beim Einkauf liegt ein wichtiger Hebel: Wird ein Produkt automatisch durch ein neues ersetzt – oder wird zunächst geprüft, ob Bestehendes erhalten, repariert, professionell aufgearbeitet oder anderweitig weitergenutzt werden kann? Genau diese Entscheidungen können Lebenszyklen verlängern, Ressourcen schonen und Abfall vermeiden. 

Damit kommt dem Facility Management eine wichtige Rolle zu. Durch seine Lebenszyklusperspektive kann es Kreislaufwirtschaft aus der Strategie in die operative Praxis überführen. Voraussetzung dafür sind jedoch belastbare Informationen über Produkte und Materialien, geeignete Bewertungsmethoden sowie klare Prozesse, die zirkuläre Lösungen überhaupt erst zu einer realistischen Handlungsoption machen.

Vom Anspruch zur Umsetzung: Kreislaufwirtschaft im Großprojekt

Wie weit sich diese Prinzipien bereits heute in der Praxis umsetzen lassen, zeigt ein Projekt, an dem das gefma Mitgliedsunternehmen VEPA – the furniture company mitgewirkt hat. Für die Neugestaltung ihrer Bürostandorte in Den Haag und Rotterdam suchte die niederländische Versicherungsgesellschaft Nationale-Nederlanden nach einem Konzept, das Kreislaufwirtschaft konsequent mit den Anforderungen einer modernen Arbeitswelt verbindet.

Die Zielsetzung war ambitioniert: Auf insgesamt fast 40.000 Quadratmetern sollte ein neues Arbeitsplatzkonzept mit maximaler Kreislauffähigkeit und möglichst wenig Abfall entstehen. Statt bestehende Büroausstattung durch neue Produkte zu ersetzen, wurde der vorhandene Bestand deshalb zunächst systematisch daraufhin untersucht, was erhalten, wiederverwendet oder aufgearbeitet werden kann. Das Ziel maximaler Kreislauffähigkeit diente dabei als konsequente Leitlinie für die Entscheidungen im Projekt. 

Gleichzeitig durfte Kreislauffähigkeit nicht auf Kosten anderer Anforderungen gehen. Die neuen Arbeitswelten sollten funktional und gestalterisch überzeugen und hohe Anforderungen an Gesundheit und Arbeitsplatzqualität erfüllen. Damit stellte sich eine entscheidende Frage: Wie weit lässt sich Kreislaufwirtschaft in einem realen Großprojekt tatsächlich treiben – und wie lässt sich anschließend belastbar nachweisen, was erreicht wurde?

Nicht behaupten, sondern messen: Wie Kreislauffähigkeit bewertbar wird

Wie erfolgreich ein zirkuläres Konzept tatsächlich ist, lässt sich nicht allein daran beurteilen, wie viele Produkte wiederverwendet wurden. Deshalb wurde bei dem Projekt von Beginn an großer Wert auf Messbarkeit und Transparenz gelegt. Zunächst wurden vorhandene Materialien und Produkte systematisch erfasst, ihre Menge und Qualität bewertet und geprüft, welche Möglichkeiten zur Weiterverwendung bestehen. 

Entscheidend war dabei, Kreislauffähigkeit und tatsächliche Umweltwirkung getrennt zu betrachten. Über eine Volumenbilanz der Materialströme wurde ermittelt, welcher Anteil der eingesetzten Materialien im Kreislauf gehalten werden konnte. Das Ergebnis: Ein Kreislauffähigkeitsgrad von 89 Prozent.

Doch wie groß ist der ökologische Vorteil gegenüber einer konventionellen Umsetzung tatsächlich? Dafür wurde ergänzend der Environmental Cost Indicator (ECI) herangezogen. Er führt neben CO₂ unter anderem Ressourcenverbrauch, Stickstoffemissionen und weitere Umweltwirkungen über den Lebenszyklus in einer monetarisierten Kennzahl zusammen und macht so unterschiedliche Ansätze vergleichbar.

Der Vergleich mit einem konventionell beziehungsweise linear umgesetzten Referenzprojekt zeigte eine Reduktion der Umweltwirkung um 70 Prozent. Gleichzeitig erreichten die neu gestalteten Arbeitswelten den WELL-Platinum-Standard. 

Kreislaufwirtschaft zum Anfassen: Refurbishment statt Neubeschaffung

Was 89 Prozent Zirkularität in der Praxis bedeuten, zeigt sich besonders anschaulich beim Mobiliar. Statt die vorhandene Ausstattung auszumustern und vollständig neu zu beschaffen, galt auch hier: Weiterverwenden und Aufarbeiten kommt vor Neukaufen. Ein großer Teil der vorhandenen Möbel konnte weitergenutzt oder professionell refurbisht werden. Auch bei anderen Bauteilen, etwa Innenwänden, ließen sich durch vergleichsweise geringe Anpassungen bestehende Materialien in eine zweite Nutzungsphase überführen. 

Dabei bedeutet „refurbished“ keineswegs „alt“. Möbel können gereinigt, repariert, neu bezogen, lackiert oder technisch angepasst werden und anschließend wieder modernsten Anforderungen aktueller Arbeitswelten entsprechen. Entscheidend ist, dass Funktionalität, Qualität und Gestaltung erhalten oder wiederhergestellt werden. Im Projekt ging VEPA noch einen Schritt weiter und übernahm für aufgearbeitete Bestandsmöbel neue Garantien auf deren Lebensdauer – ein wichtiger Faktor, wenn Refurbishment zu einer echten Alternative zur Neubeschaffung werden soll. 

Auch muss nicht zwangsläufig nur das eigene Mobiliar wiederverwendet werden. Fehlen geeignete Produkte im Bestand, können professionell aufgearbeitete Second-Life-Möbel aus anderen Beständen eine weitere Option sein. Beim Projekt von Nationale-Nederlanden bestand die Möblierung beispielsweise zu 70 Prozent aus vorhandenen, wiederverwendeten Möbeln, zu 20 Prozent aus Second-Life-Mobiliar und lediglich zu 10 Prozent aus neu und zirkulär produzierten Möbeln. 

Dass Refurbishment längst über einzelne Pilotprojekte hinausgeht, zeigt auch die Entwicklung bei VEPA: Nach Unternehmensangaben werden inzwischen rund 26.000 Möbelstücke pro Jahr aufgearbeitet. Das Prinzip dahinter bleibt unabhängig vom konkreten Produkt dasselbe: den vorhandenen Wert möglichst lange erhalten, statt Ressourcen vorschnell durch neue zu ersetzen. 

Das Projekt zeigt, welche Größenordnung damit erreichbar ist: Insgesamt konnten 2.722 Tonnen Abfall vermieden werden. 

Circular Workplace: Nachhaltigkeit, Gesundheit und Attraktivität zusammendenken

Kreislauffähigkeit allein macht jedoch noch keinen guten Arbeitsplatz. Entscheidend ist, dass Wiederverwendung und Ressourcenschonung mit den Anforderungen an Funktionalität, Gestaltung, Gesundheit und Wohlbefinden zusammengebracht werden. Dass dies kein Widerspruch sein muss, zeigt das Beispiel-Projekt: Trotz der hohen Kreislauffähigkeit von 89 Prozent und der um 70 Prozent reduzierten Umweltwirkung erreichten die neu gestalteten Arbeitswelten die höchste Zertifizierungsstufe des WELL Building Standards. 

Damit erweitert sich auch der Blick auf den Nutzen von Kreislauffähigkeit. Ein moderner, nachhaltig gestalteter Workplace kann nicht nur Ressourcen schonen, sondern zugleich sichtbar machen, welche Werte ein Unternehmen vertritt. Gerade für Mitarbeitende kann eine Arbeitsumgebung, in der Nachhaltigkeit konkret erlebbar wird und gleichzeitig hohe Anforderungen an Gesundheit und Wohlbefinden erfüllt werden, ein positives Signal sein. Dass WELL-zertifizierte Arbeitsplätze mit höherem Wohlbefinden und Engagement der Nutzenden einhergehen können, zeigen auch aktuelle Untersuchungen. 

Was lässt sich daraus für das Facility Management ableiten?

Das Beispiel zeigt: Kreislaufwirtschaft im Facility Management erfordert nicht zwingend völlig neue Prozesse – wohl aber einen anderen Blick auf bestehende Entscheidungen. Vor einer Ersatzbeschaffung steht die Frage nach Weiterverwendung oder Aufarbeitung. Bei Umbauten wird nicht nur betrachtet, was neu benötigt wird, sondern auch, welche vorhandenen Materialien und Produkte ihren Wert behalten können. Und bei der Bewertung einer Lösung zählen neben Anschaffungskosten zunehmend Lebensdauer, Ressourcenverbrauch und tatsächliche Umweltwirkung.

Damit verändert sich auch die Rolle des Einkaufs. Wiederverwendung, Reparatur und Refurbishment müssen zu realen Beschaffungsoptionen werden, bevor automatisch eine Neubeschaffung erfolgt. Das setzt voraus, dass entsprechende Anforderungen frühzeitig in Prozesse und Ausschreibungen integriert werden und die beteiligten Akteure über Planung, Beschaffung und Betrieb hinweg zusammenarbeiten. Genau diese Integration zirkulären Handelns in Standardprozesse und Verträge gehört auch zu den Zielen des gefma Expertenteams Circular FM. 

Ebenso wichtig ist die Messbarkeit. Ein hoher Kreislauffähigkeitswert allein sagt noch nicht alles über die Nachhaltigkeit einer Lösung aus. Erst wenn auch Umweltwirkungen, Wirtschaftlichkeit, Qualität und Nutzungsanforderungen betrachtet werden, entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr nur: „Was müssen wir neu beschaffen?“ – sondern: „Wie können wir den vorhandenen Wert möglichst lange erhalten?“

Vom Best Practice zum neuen Standard

Kreislaufwirtschaft kann im Gebäudebetrieb schon heute weit mehr sein als ein ambitioniertes Nachhaltigkeitsziel. Entscheidend ist, Wiederverwendung, Refurbishment und die transparente Bewertung von Umweltwirkungen nicht als Einzelmaßnahmen zu betrachten, sondern als grundlegende Prinzipien für Beschaffung, Umbau und Betrieb. Damit solche Ansätze künftig vom Best Practice zum normalen Vorgehen werden, müssen sie stärker in die etablierten Prozesse des Facility Managements integriert werden.

Genau daran arbeitet das Expertenteam Circular FM im gefma Arbeitskreis Nachhaltigkeit. Ziel ist es, ein gemeinsames und praxisnahes Verständnis von zirkulärem Handeln im Facility Management zu entwickeln und Kreislauffähigkeit unter anderem stärker in Standardprozessen, Verträgen und weiteren Instrumenten des Gebäudebetriebs zu verankern. 

Ein nächster Schritt folgt noch in diesem Jahr: In einem neuen gefma White Paper zur Kreislaufwirtschaft im Facility Management wird das Expertenteam Grundlagen, Herausforderungen und konkrete Umsetzungsmöglichkeiten für die Branche zusammenführen. Praxisbeispiele sollen dabei zeigen, wie der Weg vom linearen Verbrauch hin zu funktionierenden Kreisläufen im Gebäudebetrieb gelingen kann.

Denn die entscheidende Frage ist längst nicht mehr, ob Kreislaufwirtschaft im Facility Management möglich ist. Beispiele wie das hier vorgestellte zeigen, dass sie bereits heute funktionieren kann. Die nächste Aufgabe lautet deshalb: Wie schaffen wir die Voraussetzungen dafür, dass aus einzelnen Vorreiterprojekten ein neues Selbstverständnis für den Gebäudebetrieb wird?