Ein 3-schichtiges (3-tier) Architekturmodell beschreibt die Aufteilung eines Softwaresystems in die 3 Schichten Interaktion, Logik und Datenhaltung. Zur Reduktion der Hardwareanforderungen an die Clients, zur besseren Skalierung der Anwendung und zum Einsatz von web-basierten Clients ist dies daher State of the Art.

Beim 3D-Laserscanning werden reale Objekte berührungslos, dreidimensional durch einen Laserstrahl abgetastet. Es entsteht eine Menge aus einzelnen Punkten (Punktwolke) mit ihren jeweiligen x-, y- und z-Koordinaten. Diese können durch geeignete Software im jeweiligen Koordinatensystem weiterverarbeitet werden. Das 3D-Laserscanning wird für die Gebäudevermessung, die Bestandsdatenerfassung und das Fassadenaufmaß eingesetzt. 3D-Scanner werden auch in Verbindung mit Kameratechnik eingesetzt, so dass neben den Punktwolken fotorealistische Darstellungen, wie z. B. 360°-Panoramaaufnahmen, entstehen. Die Überführung der meist extrem großen Punktwolken in einzelne, für das FM relevante Objekte (z.B. Wände, Stützen, Fenster, Türen, Rohrleitungen, Mobiliar) mittels automatischer Objekterkennung ist heutzutage erst ansatzweise gelöst, so dass i. d. R. noch erhebliche manuelle Nacharbeiten erforderlich sind.

Das Rendern (berechnen) oder auch die Bildsynthese bezeichnet den Vorgang, der eine Grafik aus einer Skizze bzw. aus Rohdaten (Szene) erstellt. Die Szene ist dabei ein räumliches Modell, das Objekte und Lichtquellen sowie Position und Blickrichtung eines Betrachters definiert. Das 3D-Rendering erzeugt also aus einer einfachen Skizze eine realitätsnahe 3D-Grafik.

Neben den klassischen Informationen eines 3D-Modells enthalten 5D-BIM-Modelle Informationen zu Zeit- und Kostenfaktoren. Als vierte Dimension gilt dabei die Zeit, die Ergänzung um kostenbezogene Informationen wird als fünfte Dimension angesehen. Dies ermöglicht den Projektbeteiligten, den Baufortschritt und die damit verbundene Kostenentwicklung im zeitlichen Verlauf zu visualisieren.

Ein Allgemeines Kennzeichnungssystem, kurz AKS oder AKZ, beschreibt eine gewerkeübergreifende Festlegung zur Kennzeichnung und Identifikation von technischen Anlagen, Maschinen und sonstigen immobilienspezifischen Elementen. Um eine optimale Nutzung zu gewährleisten, sollte die Kennzeichnung eines AKS einheitlich, nachvollziehbar und logisch gestaltet sein. Oft dient ein AKS auch zur Verbindung von realen Elementen und ihren virtuellen Abbildungen (Dokumentationen, Pläne, Beschreibungen, Datenobjekte).

Bei alphanumerischen Daten handelt es sich um Sachdaten, z. B. der Gebäude, Räume, Flächen, Anlagen und der Organisationen. Sie werden z. B. in Form von Gebäude-, Raum- und Anlagenbüchern in einer Datenbank strukturiert erfasst und gepflegt. Darüber hinaus können alphanumerische Daten auch Prozess- und Historieninformationen, wie z. B. Auftragsdaten, Meldungen oder Zählerstände beschreiben. Auch grundlegende Katalogdaten und/oder Listen liegen im Allgemeinen als alphanumerische Informationen vor.

Eine Konvention zur Kennzeichnung von beliebigen Anlagen, welche so strukturiert ist, dass Anlagenhierarchien und Inhalte erkennbar sind (auch: sprechender Schlüssel). siehe auch AKS

Application Programming Interface (API) ist die allgemeine Bezeichnung für eine definierte Schnittstelle von Anwendungen, die von den Herstellern für den Datenaustausch bereitgestellt wird. Die API ist für Entwickler wichtig, die eine Kommunikation zwischen einem bestehenden System und dem eigenen Programm ermöglichen wollen. Damit sind übergreifende Workflows und der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen möglich.

siehe GEFMA-Arbeitskreis Digitalisierung                                              

As-built-Daten sind die Daten, die dem tatsächlich gebauten Bauwerk entsprechen. Sie enthalten alle wichtigen grafischen und nicht-grafischen Informationen zum Bauwerk sowie evtl. verknüpfte Dokumente der Bauüberwachung, die für die Gewährleistung und den Betrieb des Bauwerks erforderlich sind.
Der tatsächlich ausgeführte Zustand („as-built“ englisch für „wie gebaut“) basiert in der Regel auf den/dem Ausführungsdaten/-modell und wird als Bestandteil der Revisionsdokumentation vereinbart.

Asset ist ein Begriff aus dem Englischen und bedeutet übersetzt "Vermögensgegenstand", "Vermögen" oder auch "Guthaben". Gemeint ist damit etwas, das einen bestimmten Wert besitzt, einer Person oder einem Unternehmen gehört und z. B. zur Bezahlung eingesetzt werden kann. Was genau mit einem Asset gemeint ist, ist stark kontextabhängig und kann in seiner Bedeutung variieren. Generell wird jedoch der Vermögensgegenstand so bezeichnet. Die Assets eines Unternehmens umfassen daher grundsätzlich jegliche Vermögenswerte und damit die Gesamtheit aller Güter.
Im Facility Management wird mit einem Asset in der Regel ein bestimmter Anlagengegenstand (im Unternehmen längerfristig eingesetzte Güter), wie z. B. eine Maschine oder eine IT-Komponente des Arbeitsplatzes, bezeichnet.

Attribute sind Beschreibungen bzw. Eigenschaften/Merkmale von Objekten, aber auch von Prozessdaten. Ein Attribut setzt sich aus dem Namen, dem Typ/Datenformat und dem Wert zusammen.
Beispiel: Name = „Reinigungsfläche“, Typ = decimal, Wert = „22,5 m²“. 
Die Festlegung des Datenformats bzw. des Typs, wie z. B. Text, Zahl oder Datum ist wichtig für die Vergleichbarkeit und Auswertbarkeit der Daten.

In den Auftraggeber-Informations-Anforderungen (AIA) definiert der Auftraggeber (Bauherr) seine Anforderungen an den Einsatz von BIM im Projekt. Daraus leitet er die Anforderungen an die Informationserzeugung ab. Die AIA geben im wesentlichen Aufschluss darüber, warum welche Information, wann in welcher Detailtiefe benötigt werden. Die AIA sind Teil der Ausschreibungsunterlagen und sollen den Bieter umfassend über die Anforderungen und Informationsbedürfnisse des Bauherrn unterrichten, damit dieser seine Kompetenzen in Bezug auf BIM einordnen und nachweisen kann.

Veröffentlichung von Anforderungen, Spezifikationen und Umgebungsbedingungen an ein neu zu beschaffendes oder ein zu ersetzendes bzw. zu konsolidierendes CAFM-System.

Ein Berechtigungskonzept legt die unterschiedlichen Berechtigungen der Benutzer (z. B. aus Sicht des Datenschutzes oder der Datensicherheit) innerhalb eines IT-Systems fest. Es beschreibt, welche Zugriffsregeln für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen auf die jeweiligen Module oder Daten (Mandantierung) eines IT-Systems gelten.

Im FM sind mit Bestandsdaten insbesondere Daten zu Liegenschaften, Gebäuden, gebäudetechnischen Anlagen und Einrichtungen gemeint, die für die Steuerung der Facility Prozesse, wie z. B. Flächenmanagement, Instandhaltungsmanagement, Budgetmanagement, Energiecontrolling und Vermietungsmanagement erforderlich sind. Bestandsdaten umfassen sowohl grafisch-geometrische Daten (z. B. Gebäudemodelle, Grundrisse, Anlagenschemata, Ablaufpläne) als auch alphanumerische Daten (z. B. Objektbeschreibungen und ihre Eigenschaften bzw. Attribute, Listen, Kataloge).

Als Bestandsdatenerfassung werden alle Verfahren bezeichnet, die analoge Bestandsdaten erheben, und digital aufbereiten. Hierbei können Verfahren aus dem Bereich der Vermessung realer Objekte (z. B. Entfernungsmessung mittels Distanzer/Distomat, Tachymetrie, 3D-Laserscanning, Fotogrammetrie), der Digitalisierung von Zeichnungen (Scannen und ggf. Vektorisieren, Neuerfassung oder -modellierung im CAD- oder BIM-System), Texterfassung (Scannen und ggf. Zeichenerkennung mittels OCR-Software), Sachdatenerfassung (z. B. in Tabellen oder Formularen) bis hin zur Dokumentenation von Abläufen (z. B. in Form von Videos), genutzt werden.

Eine Bestandsdokumentation dient Bauherrn und Facility Managern zur Erfassung und Bewertung von Gebäuden bezüglich Funktionsfähigkeit, Zustand und Qualität. Sie stellt die Grundlage der Kostenberechnung und Planung dar und verschafft Bauherren einen Überblick darüber, welche Maßnahmen zur Instandsetzung getätigt werden sollten.

Das Betreibermodell einer Softwarelösung beschreibt die Art des Systembetriebs (z. B. Betrieb in eigener/fremder IT-Umgebung) bis hin zu Cloud Computing.

Unter Bewegungsdaten, auch Prozess- oder Vorgangsdaten, werden in der Regel alle Daten verstanden, die einer häufigen Änderung unterliegen und dabei eine Zustandsänderung kennzeichnen und/oder Prozessabläufe dokumentieren.

Bidirektionalität bedeutet, dass Daten zwischen zwei Systemen in beide Richtungen übertragen werden können. Hierbei müssen Regeln definiert werden, welche Daten in welchem Fall „führend“ sind.

„Big Data“ beschreibt im allgemeinen den Umgang mit sehr großen Datenmengen, die mit speziellen Softwarelösungen gespeichert, verarbeitet und ausgewertet werden. Die so gespeicherten Daten sind meist zu komplex oder zu wenig strukturiert, um diese mit herkömmlichen Methoden der Datenverarbeitung effizient verwalten zu können. 
Ein großer Vorteil von Big Data ist die Möglichkeit, Auswertungen, Analysen oder Simulationen in Echtzeit auf diesen Daten durchzuführen.

Werkzeuge, die der Erstellung und Planung von Bauwerken oder Architekturelementen
mit parametrischen 3D-Modellen dienen. Spezialisiert auf Gebäudetechnik wird die Architektur importiert und mit Anlagentechnik angereichert. Oftmals enthalten diese Programme spezielle, gewerkespezifische Module zur Berechnung und Dimensionierung von technischen Anlagen.

Das Fachbuch “BIM im Immobilienbetrieb – Anwendung, Implementierung, Digitalisierungstrends und Fallstudien”  beschäftigt sich mit allen Facetten und Fragestellungen der Anwendung von Building Information Modeling (BIM) im Immobilienbetrieb und Facility Management (FM). Ausgehend von den Grundlagen und Vorzügen von BIM sowie dessen Entwicklung, werden alle Bereiche im Immobilienbetrieb beleuchtet, bei denen BIM sinnvoll eingesetzt werden kann. Dabei werden BIM- und CAFM-Grundlagen, moderne Digitalisierungstechniken, Datenstandards und Datenaustausch sowie Interoperabilität und Aspekte der Wirtschaftlichkeit von BIM-Projekten ausführlich erläutert. Das Vorgehen bei der BIM-Einführung, Anwendungsszenarien und konkrete Praxisbeispiele runden das Werk ebenso ab wie ein Blick in aktuelle Forschungsthemen und künftige Entwicklungen.

Der Inhalt

Motivation – BIM aus der FM-Perspektive – Moderne Digitalisierungstechnologien in der Immobilienbranche – BIM-Grundlagen – IT-Umgebungen für BIM im FM – BIM und CAFM – Digitaler Zwilling – Datenmanagement und -austausch für BIM und FM – Wirtschaftlichkeit von BIM im FM – BIM-Einführung in FM-Organisationen – Kooperation von BIM und anderen IT-Anwendungen – Praxisbeispiele für BIM im Betrieb – Perspektiven und Forschungsansätze – Checkliste BIM-Einführung im FM – Überblick BIM-Aktivitäten von Verbänden und Organisationen

Die Zielgruppe

• Immobilien- und Facility Manager
• Architekten, Planer, Bauingenieure, BIM-Manager und -Koordinatoren, die die BIM-Methode bereits beim Planen und Bauen nutzen und diese erfolgreich in die Betriebsphase überführen wollen
• BIM/CAFM-Softwarehersteller und –Implementierungspartner
• CAFM-Anwender, die ihre CAFM-Systeme mit BIM-Tools verbinden wollen
• FM/BIM-Berater und -Dienstleister
• Lehrende und Studierende in immobilien-bezogenen Studiengängen

Geplanter Erscheinungstermin: Juni 2022

Nähere Informationen: https://link.springer.com/book/9783658362652

Format, welches das Gebäudeinformationsmodell mit allen geometrischen Daten und Sachdaten sowie Metainformationen enthält und auch in einer Datenbank abgelegt werden kann. 

Definiert die Im- und Export-Fähigkeit der Software über IFC (Industry Foundation Classes) und andere Schnittstellen sowie Möglichkeiten zur Übernahme von Ausstattungsmerkmalen und technischen Daten.

BIM-Funktionalität umfasst die Menge der im BIM vorhandenen Funktionen mit festgelegten Eigenschaften und Umfang.

Building Information Modeling (BIM) beschreibt eine Methode, in der alle bei Entwurf, Errichtung und Betrieb von Immobilien entstehenden Daten in einem sogenannten Building Information Model (ebenfalls mit BIM bezeichnet) zusammengeführt werden, das von den Beteiligten gemeinsam lebenszyklusübergreifend gepflegt und genutzt wird. Unter einem Gebäudeinformationsmodell versteht man ein digitales Abbild – einen strukturierten Datensatz – eines entweder bestehenden oder sich in der Planung befindlichen Bauwerks. Der strukturierte Datensatz selbst, enthält alle notwendigen Informationen über das Bauwerk. Es ist somit eine Art Platzhalter für Informationen über das Gebäude und dessen bauliche und technische Anlagen. Erzeugt wird es durch dafür geeignete Software, die im internationalen Sprachgebrauch auch als „Authoring Tool“ bezeichnet wird. Die BIM-Methode ist für das Facility Management und CAFM wesentlich und wird zu einer besseren Datenqualität, zentraler Datenhaltung sowie auswertbaren, strukturierten Daten führen. Es ist möglich, mehr Daten über das Gebäude als bisher mit weniger Aufwand zu erhalten. Der Lebenszyklus eines Gebäudes kann digital abgebildet werden. Es findet kein Medienbruch mehr statt, sondern ein verlustfreier Datenaustausch.

BIM-Objektserver (Bauteilserver) stellen BIM-Objekte für Architektur oder TGA zur Verfügung. Oftmals stellen Hersteller ihre Anlagen oder Bauteile als BIM-Objekte zum Download bereit. Im Unterschied zum BIM-Server werden BIM-Objekte für die Anwender nur zum Download bereitgestellt. Verschiedene Hersteller bieten eine BIM-Datenbank für ihre Produkte wie Wände, Decken, Fundamente, Dächer oder Fenster an.

Mittels BIM-Software, oft auch als BIM Authoring Tool bezeichnet, und der parametrisierten („intelligenten“) digitalen BIM-Objekte können Komponenten zwischen Planung und Ausführung und selbst in der Ausführungsphase simuliert und bewertet sowie einfach ausgetauscht werden – dies erfolgt automatisch und ist somit wertschöpfend.

BIM-Viewer oder IFC-Viewer können das IFC-Format lesen und die Inhalte grafisch und alphanumerisch darstellen. Einige dieser Tools gestatten auch den Datenexport z. B. im COBie-Format und die Erstellung von Reports sowie die Analyse des BIM-Modells. Diese ermöglichen dem Bauherrn oft eine virtuelle „Begehung“ des Modells. Oftmals überschneiden sich die Funktionen mit einem BIM-Modellchecker.

BIM beschreibt eine Methode zur effizienten, digitalen Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Gebäuden und Bauwerken, basierend auf einem digitalen Bauwerksmodell (BIM-Modell), welches über den gesamten Immobilienlebenszyklus gepflegt und genutzt wird. Hierbei steht die partnerschaftliche Zusammenarbeit (Kollaboration) aller Beteiligten im Vordergrund.
Somit umfasst BIM die Erzeugung und Verwaltung von digitalen, virtuellen Modellen der physikalischen und funktionalen Eigenschaften eines Bauwerks. Die Bauwerksmodelle bilden eine verlässliche Informationsdatenbank und unterstützen so Entscheidungen während des gesamten Lebenszyklus – von der ersten Vorplanung bis zum Rückbau. Um diese Modelle über den gesamten Lebenszyklus nutzen zu können, ist die Interoperabilität von BIM-Software und CAFM-Software zu gewährleisten.

Im Gegensatz zur Pixelgrafik/Bilddaten handelt es sich bei CAD-Daten i. d. R. um vektorbasierte Grafiken, bei denen die Inhalte der Grafiken durch geometrische Objekte wie Linien, Polygone, Kreise und Text, also durch Vektoren und nicht durch Bildpunkte/Bildkoordinaten beschrieben werden.
Es ist möglich diese CAD-Daten durch alphanumerische oder auch binäre Daten (wie Pixelgrafiken) anzureichern. CAD-Daten können sowohl zwei- als auch dreidimensionale Geometrieobjekte beinhalten.
Um CAD-Daten besser strukturieren zu können, werden die jeweiligen Element in Layern strukturiert. Layer sind fachlich und inhaltlich getrennte "Schichten" einer Zeichnung, die unterschiedliche Zeichnungslemente (z. B. Wände, Raumpolygone, Texte, Maßlinien) enthalten.
Durch das Ein- und Ausblenden von Layern, können Zeichnungen mit unterschiedlichem Informationsgehalt erzeugt werden.
Auch die Festlegung von Zugriffsrechten und Darstellungsoptionen wird häufig über Layer gesteuert. Die inhaltliche Kombination von verschiedenen Layern zur einer spezifischen Ansicht wird auch als Plan bezeichnet.

Der CAFM-Trendreport erscheint 2021 in der fünften Auflage (nach 2013, 2015, 2017 und 2019). Er wird vom Arbeitskreis Digitalisierung der GEFMA inhaltlich verantwortet und von der Lünendonk & Hossenfelder GmbH unterstützt.

Alle zwei Jahre liefert er inzwischen nicht mehr nur belastbare Informationen zu Marktkennzahlen und Kostenstrukturen für die Einführung neuer Systeme, zu IT-Themen und -Trends, zu bekannten Anbietenden und zur Bedeutung von Teilsystemen und Einsatzszenarien der Anwendenden, sondern auch eine Langzeitanalyse mit Datenpunkten aus fünf Erhebungen. Aus aktuellem Anlass greift der Trendreport in der fünften Auflage die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf das für die Digitalisierung des Facility Managements essenzielle CAFM auf.

CAFM-Connect, initiiert vom CAFM RING, ist eine deutsche Initiative zur Gewährleistung der Interoperabilität von Software, die im CAFM zum Einsatz kommt. Es bildet eine einheitliche Schnittstelle (Import/Export) zum Austausch von alphanumerischen Daten (u. a. Raum- und Anlagendaten) aber auch Dokumenten zwischen der FM-Datenerfassung und CAFM-Systemen.

Die technische Basis hierfür bildet das IFC-Format. Ziel ist es, die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Beteiligten und Systemen zu vereinfachen. 

Die Einführung eines CAFM-Systems ist keinesfalls mit der Anschaffung einer CAFM-Software gleichzusetzen. Die erfolgreiche Einführung eines CAFM-Systems ist weit mehr, als die reine Beschaffung einer CAFM-Software. Es ist letztendlich ein äußerst komplexer Prozess, der in der Regel die gesamte Organisation des jeweiligen Unternehmens berührt. Es handelt sich um einen Prozess der als komplexes Projekt vom Konzept bis zur Implementierung zu organisieren und konsequent zu führen ist.

Die CAFM-Einführung ist meist ein längerfristiger Prozess, der sich in Abhängigkeit von der Größe und Komplexität der jeweiligen Immobilien, der konkreten Aufgabenstellung sowie der Nutzerorganisation über mehrere Jahre hinziehen kann. Entscheidend ist deshalb das Vorgehen in einem Stufenplan mit Vorgabe von Meilensteinen, die sowohl den funktionellen Ausbaugrad als auch den notwendigerweise zu erfassenden Datenumfang beschreiben. Die Vorgaben für die einzelnen Etappen müssen überschaubar und realistisch sein.

Ein CAFM-Projekt unterliegt einem Zyklus, welcher von der Idee, über die Vorbereitung und Einführung bis hin zu ständiger Anpassung und ggf. Erweiterung des Projektes reicht. Mit der Veränderung der Immobilie und der FM-Organisation unterliegt auch das Projekt einer erheblichen Dynamik, der die Methoden, Werkzeuge und Organisationsstrukturen gewachsen sein müssen.

Das CAFM-Handbuch – Digitalisierung im Facility Management erfolgreich einsetzen – ist das umfassendste und mittlwerweile das Standardwerk zu allen Aspekten des IT-Einsatzes im FM.

Der effiziente Einsatz der Digitalisierung und Informationstechnik (IT) im Immobilien- und Facility Management stellt eine große Herausforderung für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen dar. Das Handbuch erläutert alle Aspekte, die bei der erfolgreichen Einführung von Computer Aided Facility Management (CAFM) zu beachten sind. Bedeutung, Einsatzbereiche, Nutzenpotenziale und Prozesse des (CA)FM sowie Wirtschaftlichkeitsberechnungen werden präsentiert. In der nunmehr 4. Auflage werden aktuelle IT- und Digitalisierungstrends wie Building Information Modeling (BIM), Internet of Things (IoT), Big Data & Analytics, Flächenoptimierung, Cloud Computing und IT-Integration, die Erfassung und Pflege von FM-Daten sowie Leitfäden für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von CAFM-Systemen vorgestellt. Neue nationale und internationale Best-Practice-Fallbeispiele machen die erfolgreiche Vorbereitung und Durchführung von CAFM- und BIM-Projekten nachvollziehbar. Neben aktuellen Informationen zu CAFM-Markt und -Trends enthält das Buch zahlreiche praktische Tipps und Handlungsanweisungen.

Mehr Informationen: https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-658-21357-2

Die jährlich erscheinende Marktübersicht ist das umfassendste Werk, wenn es um einen Überblick über die Verfügbarkeit, Leistungsfähigkeit und Schwerpunkte der verschiedenen CAFM-Softwaresysteme im deutschsprachigen Raum geht. Daher dient sie oftmals einer Vorauswahl der in Frage kommenden CAFM-Hersteller und -Software. Interessant sind auch Vergleiche bestimmter Aspekte über den Zeitraum der Beobachtung des CAFM-Marktes. Zusätzlich wird ein Überblick über Implementierungspartner und Dienstleister für FM-Datenerfassung gegeben. 

CAFM-Software ist eine Anwendungssoftware, welche die Digitalisierung von Facility Prozessen im gesamten Lebenszyklus von Facilities umfassend unterstützt. Die Verarbeitung, Auswertung und Darstellung grafischer und alphanumerischer Daten ist dabei ebenso ein unverzichtbares Merkmal wie die systematische Steuerung im Sinne eines Workflow Managements und die Integrationsmögichkeit mit anderen IT-Systemen.

Ein CAFM-System ist ein individualisiertes und damit auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens, einer Organisation bzw. einer Branche angepasstes Informationssystem zur Digitalisierung von Facility Prozessen, welches die jeweils unternehmensspezifischen Daten bereithält.
Ein CAFM-System kann aus einer CAFM-Software, der Kombination spezialisierter Branchensoftware oder sonstiger Standard- oder Individualsoftware aufgebaut werden und ist bei Bedarf an existierende IT-Systeme wie die kaufmännische Unternehmenssoftware, Gebäudeautomations- oder IoT/Sensorsysteme über leistungsfähige Schnittstellen und Plattformen angebunden.

Closed BIM, manchmal auch als „lonely“ BIM bezeichnet, basiert auf einem oder mehreren Softwareprodukten – oftmals auch noch derselben Version – eines Herstellers und nutzt dessen proprietäre Formate für den effektiven modell- und informationsbasierten Datenaustausch und die Kommunikation. Dies ist ohne weitere Dateikonvertierungen möglich. Allerdings sind alle Beteiligten an ein bestimmtes Software-Tool oder -Toolset gebunden, wodurch die Integrationsfähigkeit und damit die Anwendungsbreite dieses Ansatzes eingeschränkt sind. Fremdsysteme können nur mit hohem Entwicklungsaufwand in diese Umgebung eingebunden werden und müssen bei jeder Änderung des proprietären Formats durch den Hersteller angepasst werden, was angesichts eines Immobilienlebenszyklus von ca. 30-70 Jahren kaum akzeptabel ist. Im Computer Aided Design (CAD) wurden und werden diese Erfahrungen bereits seit Jahrzehnten gemacht.

Unter einer Cloud oder Cloud Computing versteht man (meist über das Internet und geräteunabhängig) die Bereitstellung von Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware als Dienstleistung. Die Nutzung dieser Infrastrukturen erfolgt vorwiegend über Programme auf den zugreifenden Geräten (Clients) sowie über den Webbrowser. Die Wartung und Pflege der zugrundeliegenden Architektur übernimmt der Anbieter.

Cloud Computing bezeichnet das Beziehen von IT-Leistungen wie Prozessunterstützung, Anwendungen und Hardwareressourcen über das Internet.

Das National Institute of Standards and Technology definiert fünf notwendige Merkmale für Cloud Computing:

• On-demand self-service: Der Nutzer kann Leistungen einseitig und ohne menschliche Interaktion bei Bedarf bereitstellen lassen (Selbstbedienung).
• Broad network access: Die Leistungen sind über das Netzwerk mit Standardmechanismen erreichbar, welche die Nutzung mit heterogenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets, Notebooks oder Workstations fördern.
• Resource pooling: Die Computerressourcen des Anbieters werden zusammengefasst, um mehrere Nutzer nach dem Mehrmandantenprinzip bedarfsgerecht bedienen zu können. Damit einhergehend hat der Nutzer in der Regel keine Kontrolle darüber, mit welchen Computerressourcen die Leistung erbracht wird (z. B. auf welchem Server oder mit welcher Datenbank).
• Rapid elasticity: Die Leistung kann elastisch bereitgestellt und freigegeben werden, um bedarfsgerecht, in manchen Fällen automatisch, hoch und runter skalieren zu können. Aus Sicht des Nutzers scheinen die verfügbaren Computerressourcen unbegrenzt und Leistungen können jederzeit in beliebiger Höhe angepasst werden.
• Measured service: Cloud-Systeme steuern und optimieren Computerressourcen anhand von messbaren Zahlen, die, Abhängig von der jeweiligen Leistung, erhoben werden wie etwa Speicher, Bandbreite oder aktive Benutzerkonten. Die Nutzung der Leistung kann überwacht, gesteuert und als Bericht bereitgestellt werden, um die Transparenz für den Nutzer wie auch den Anbieter gewährleisten zu können.

CDE bezeichnet die zentrale, gemeinsame Datenumgebung in einem BIM-Projekt. Sie stellt eine digitale (Kollaborations-)Plattform dar, welche der Sammlung, dem Management und der Verteilung aller Elemente eines BIM-Modells dient. Unter dem BIM-Modell versteht man hier das Zusammenspiel von geometrischen Modelldaten, strukturierten alphanumerischen Daten sowie Dokumentationen.

Computer Aided Design (rechnerunterstütztes Entwerfen/Konstruieren) bezeichnet die Unterstützung von konstruktiven Aufgaben mittels IT-Systemen zur Herstellung eines Produkts (z. B. Auto, Flugzeug, Bauwerk, Kleidung).

Da die im Facility Management zu beherrschenden Aufgaben und Prozesse stets komplexer wurden und immer stärker miteinander interagieren, entstand schon zu Beginn der 1980er Jahre die Idee, diese Herausforderungen durch eine geeignete Informationstechnologie zu unterstützen. Für diese Herangehensweise wurde der Begriff Computer Aided Facility Management (CAFM) geprägt. 
CAFM ist die Umsetzung und Unterstützung des Facility-Management-Konzepts mit Hilfe moderner Informations- und Kommunikationstechnik über den gesamten Lebenszyklus von Facilities hinweg. Die hierfür eingesetzen Tools, die zu einem großen Teil als Informationsmanagement-Systeme charakterisiert werden können, werden als CAFM-Software bezeichnet. Sie beschreibt eine Anwendungssoftware, welche die Digitalisierung von Facility Prozessen im gesamten Lebenszyklus von Facilities umfassend unterstützt. Zu diesen Prozessen gehören z.B. Flächen-, Instandhaltungs-, Vermietungs-, Reinigungs- und Workplace Management aber auch Energie Controlling sowie Help- und Service-Desk.

COBie ist ein internationaler Datenaustauschstandard für nichtgrafische BIM-Daten wie die Gebäudestruktur, TGA und Dokumente. Es existieren hierfür unterschiedliche Versionen im Spreadsheet-, IFC- (STEP) und ifcXML-Format. COBieLite ist eine von buildingSMART eingeführte, vereinfachte XML-Struktur, die für einen standardisierten Datenaustausch genutzt werden kann.

Consulting ist eine professionelle Dienstleistung, welche dem Kunden in einem Fachgebiet, in dem er wenige oder keine Kenntnisse besitzt, diese in Form von Fakten-, Methoden- oder Erfahrungswissen zur Verfügung stellt. Dabei wird zwischen projekt-vorbereitendem und projekt-begleitendem Consulting unterschieden. CAFM-Consulting verlangt ein hohes Maß an Kompetenz sowohl im IT- als auch im FM-Bereich. Der Consultant muss neutral und unabhängig von einzelnen Lieferanten sein und sollte auf erfolgreich realisierte Beratungsprojekte verweisen können. 

Unter Customizing wird das Anpassen von Softwarekomponenten bzw. -modulen an die unternehmensspezifischen Anforderungen verstanden. Dies kann durch Parametrisierung, Konfiguration oder Programmierung erfolgen.

Genormter bzw. festgeschriebener Aufbau von Daten innerhalb einer physischen Datei. Das Dateiformat ergibt sich durch das erstellende Softwaresystem. Der Umfang an schnittstellenrelevanten Festlegungen zum Dateiformat ist im Einzelfall sehr unterschiedlich, weshalb ergänzend dazu genaue Angaben zu den jeweiligen Datenstrukturen erforderlich sind. So sollte zu jedem Dateiformat stets die Version des erstellenden Softwaresystems angegeben werden.

Über eine Dateischnittstelle werden beliebige Daten mittels einer Austauschdatei zwischen unterschiedlichen Softwaresystemen ausgetauscht. Das Format, der Aufbau, die Benennung und der Ablageort der Austauschdatei sowie die Häufigkeit der Datenübertragung sind entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Geschäftsprozesse festzulegen. Sehr gebräuchlich ist die Verwendung von Textdateien im CSV- (Comma-Separated Values) Format, deren Inhalt i. Allg. aus den Zeichen des ASCII-Codes aufgebaut ist. Automatisierte Exporte und Importe müssen synchronisiert werden. Für zeitunkritische Anforderungen ist diese einfache Form einer Offline-Schnittstelle weit verbreitet.

Daten sind Zeichen oder Zeichenketten, die aufgrund von bekannten Regeln (Syntax) in einem Kontext interpretiert werden und so zu Informationen werden. Daten sind maschinell lesbar und in Computersystemen verarbeitbar. 

Eigenschaften eines Datenobjekts. Das Datenobjekt „Kunde“ besitzt u. a. die Datenattribute „Kundennummer“, „Name“, „Adresse“ und „Telefonnummer“.

Beschreibt die Datenübernahme (Import) und/oder -übergabe (Export) zwischen Softwaresystemen mittels definierter Online- oder Offline-Schnittstellen.

Eine Datenbank ist eine organisierte und strukturierte Sammlung von Daten, die zur effizienten Speicherung, Suche und Auswertung von Informationen auf Computersystemen eingesetzt wird.

Ein Datenbank Management System (DBMS) ist ein Datenbankbetriebssystem, welches einem Benutzer das Erstellen und die Pflege einer Datenbank ermöglicht.
Es organisiert und verwaltet auch alle Zugriffe auf die Daten einer Datenbank.

Aufnahme von digitalen (alphanumerischen und grafischen) Daten unterschiedlicher Art mit einer geeigneten Datenerfassungsmethode und -technik.

Die Bestandsdatenerfassung ist z. B. eine typische Datenerfassung im FM.

Semantische Richtigkeit der Daten (Korrektheit der abzubildenden betrieblichen Funktionen und Abläufe). Es müssen folglich die zu speichernden Informationen mit dem gewünschten Abbild der Realität übereinstimmen. Als Grundvoraussetzung ist die Sicherstellung der Datenkonsistenz notwendig. Zudem sind zur Wahrung der Integrität eine Verfälschung der Daten und ein unberechtigter Datenzugriff auszuschließen. Bei einem Datentransfer dürfen deshalb keine unkontrollierten Rückwirkungen auf das Partnersystem durch die CAFM-Software erfolgen, da dann für das Partnersystem geltende Anforderungen an die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit nicht mehr gewährleistet sind. Weiterhin muss sichergestellt werden, dass die transferierten Daten nicht mehr geändert werden können, z.B. keine nachträgliche Korrekturen von Buchungsdaten oder Materialbeständen. Dies kann nur durch eine darauf abgestimmte Programmierung zwischen CAFM-Software und Partnersystem sichergestellt werden.

Logische Richtigkeit der Daten untereinander (Korrektheit des Datenmodells) auf Basis einer widerspruchsfreien und vollständigen Abbildung der betrachteten Aspekte. 
Für einen Datenaustausch muss die Struktur von transferierten Daten am Zielort dem vorhandenen Datenmodell entsprechen. Dies erfordert zumindest vom Schnittstellenprogramm, dass die Datenstrukturen der Ziel-Datenstruktur eingehalten werden. Andernfalls wird die Datenübernahme durch Mechanismen der Datenbank oder des Partnersystems verhindert.

Datenmanagement beschreibt die Summe aller methodischen, organisatorischen und technischen Maßnahmen, Konzepte und Verfahren, Daten zu erheben, zu speichern und bereitzustellen. Ziel der so verarbeiteten Daten ist es, die Prozesse und Abläufe eine Unternehmens optimal zu unterstützen. Die für das Datenmanagement verantwortlichen Personen oder Personengruppen stellen Datenmanagementrichtlinien auf und überwachen die Einhaltung der Vorgaben. Darüber hinaus muss ein professionelles Datenmanagement auch die Aspekte der Daten-/Informationsqualität, der Datenkonsistenz, der Datensicherheit, des Datenschutzes sowie des Data Lifecycle Management berücksichtigen.

Modelle bilden einen Ausschnitt der Realität in idealisierter und meist stark vereinfachter Weise formal ab. Datenmodelle dienen der formalen Beschreibung aller in einer Datenbank enthaltenen Daten sowie ihrer Beziehungen untereinander. Hierbei werde Objekte, ihre Attribute (Eigenschaften) und Beziehungen (Relationen) abgebildet, wobei sehr häufig das Entity-Relationship-Modell Verwendung findet.

Datenschutz beschreibt grundsätzlich die Fähigkeit jedes Menschen, selbst zu entscheiden, wem wann welche Daten zugänglich sein sollen. Dieses betrifft vor allem Daten, die unmittelbar mit Personen in Verbindung stehen. Im weiteren Sinne werden auch nicht personenbezogene Daten betrachtet.

Eng mit dem Datenschutz verbunden ist der Begriff der Datensicherheit. Diese befasst sich mit allen relevanten Informationen (personenbezogenen und nicht personenbezogenen) hinsichtlich ihrer Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit und den Methoden der Einhaltung von Sicherungsmaßnahmen.

Ein „digitaler Zwilling“ ist eine virtuelle Darstellung eines physischen Objekts, die zusätzlich dessen aktuellen Zustand (Eigenschaften) beschreibt. Oftmals werden hierfür am realen Objekt Sensoren angebracht, die entsprechende Zustandsdaten übermitteln.

Digitalisierung besitzt unterschiedliche Bedeutungen. Ursprünglich versteht man darunter den Prozess der Umwandlung von analogen Daten oder Informationen jeglicher Art in ein digitales (binäres) Format, das von Computersystemen oder anderen elektronischen Geräten verarbeitet werden kann. Weiterhin bezeichnet Digitalisierung das Phänomen, dass Informationen mittels digitaler Datenverarbeitung zur Verfügung gestellt und Prozesse digital ausgeführt werden. Am häufigsten bezieht sich Digitalisierung aber auf die digitale Revolution, auch als digitaler Wandel oder digitale Transformation bezeichnet. Der digitale Wandel beschreibt die durch die Digitalisierung ausgelösten Veränderungsprozesse, die nicht selten einen disruptiven Charakter haben.

Unter Dokumenten-Management-Systemen (DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Die Dokumente werden archiviert und können unternehmensweit zugänglich gemacht werdern. Der Anwender hat die Möglichkeit mit Hilfe einer Software-Anwendung oder eines reinen Webinterfaces über spezifische Kriterien nach den Dokumenten zu suchen. DMS werden vor allem eingesetzt, wenn unternehmensweit große Mengen an (digitalen) Schriftstücken anfallen, die nicht mehr einfach im Dateisystem des jeweiligen Betriebssystems gehalten werden können. Einen Mehrwert, den ein DMS gegenüber einem einfachen Filesystem bietet, besteht z. B. in einer Versionierung der Dateien.

ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Ein ERP-System ist eine auf die spezifischen Unternehmensprozesse abgestimmte Softwarelösung und umfasst alle Kernprozesse (Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Logistik, Services, Beschaffung und andere), die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind. Ein ERP-System kann aus einer komplexen Anwendung oder aus einer Vielzahl miteinander kommunizierender Softwareprodukte bestehen. Gewährleistet werden sollen ein effizienter betrieblicher Wertschöpfungsprozess und eine stetig optimierte Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.

Der Arbeitskreis (AK) Digitalisierung (vormals: AK CAFM) der GEFMA wurde im Jahr 2001 gegründet, also zu einer Zeit, als das Wissen über den erfolgreichen Einsatz der Informationstechnik und Digitalisierung im FM noch mangelhaft war.                                                       
Das vom AK Digitalisierung erarbeitete Richtlinienwerk zur Digitalisierung im Facility Management (RL 400 ff.) gibt einen umfassenden Einblick in Terminologie, Aufgaben, Anforderungen, Qualitätsaspekte, Datenmanagement, Vorgehensweisen, Technologien und Wirtschaftlichkeit des Computer Aided Facility Management. Besonders hervorzuheben sich die jährlich erscheinende CAM-Marktübersicht, der zweijährlich erscheinende CAFM-Trendreport, umfangreiche nationale und internationale Publikationen im Bereich Digitalisierung, CAFM/IWMS und BIM (u.a. CAFM-Handbuch, BIM im Immobilienbetrieb) aber auch eigene Workshops und Veranstaltungen (u.a. Future Lab). Zu erwähnen ist der CAFM-Qualitätsstandard nach GEFMA RL 444, nach dem CAFM-Softwarehersteller ihre Systeme in regelmäßigen Abständen zertifizieren lassen und Kunden eine geprüfte Softwarequalität bieten.

Mit diesem weltweit einzigartigen Richtlinienwerk publiziert der Verband seine wissenschaftlichen und praktischen Erkenntnisse und Erfahrungen. Ziel der GEFMA-Richtlinien ist eine praxisnahe Hilfestellung für FM-Anwender, -Berater, -Dienstleister, -Studierende, -Lehrende, CAFM-Entwickler und alle anderen am Thema FM Interessierten.

Die Historisierung von Daten ermöglicht die Verfolgung von Änderungen über einen Zeitraum oder die Auswertung zu einem Stichtag. (Beispiel: Raumbelegung mit Historie für die Kostenumlage).

IFC (Industry Foundation Classes) ist ein offener, hersteller- und plattformunabhängiger Standard für den Austausch von Daten in der Baubranche und auch darüber hinaus. IFC wurde von buildingSMART International entwickelt und ist als internationaler Standard ISO 16739 registriert.

Hierbei werden Objekte wie Wände, Fenster und Türen als solche definiert und mit einer Reihe von Attributen, wie z. B. Hersteller, Material, Geometrie und maximaler Öffnungswinkel von Fenster und Türen versehen. Dazu gehört auch die Festlegung von Beziehungen bei verbundenen Objekten, wie z. B. eine Tür innerhalb einer dafür erforderlichen Wandöffnung sowie die Eingliederung in eine FM-gerechte Gebäudestruktur.

Der IFC-Standard beinhaltet auch Spezifikationen für Objekte, die erst im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung in Erscheinung treten, wie Ausrüstungsgegenstände, Möblierung und Raumbelegung.

Das physikalische IFC-Datenformat basiert ursprünglich auf dem Format/Standard „STEP“ (STandard for the Exchange of Product model data) zum Austausch von Produktdaten. Neben dem herkömmlichen IFC-Format (*.ifc) existieren derzeit noch IFC-Dateien im XML-Format (*.ifcXML) und in komprimierter Form als *.ifcZIP. Alle IFC-Formate sind untereinander kompatibel und in einander umwandelbar.

IFC-basierter Datenaustausch (Open BIM) ergänzt konventionelle Methoden mit proprietären Datenformaten (Closed BIM). Der praktische Nutzen ist in einer Vielzahl von Projekten bereits erwiesen. Somit stellt der IFC-Standard die derzeit zukunftsträchtigste Methode für den Objekt- und Geometrie-Datenaustausch dar.

Neben dem herkömmlichen IFC-Format (*.ifc) existieren derzeit noch IFC-Dateien im XML-Format (*.ifcXML) und in komprimierter Form als *.ifcZIP. Alle IFC-Formate der gleichen Version sind untereinander kompatibel und ineinander umwandelbar.

IaaS (Infrastructure-as-a-Service) ist die Nutzung freigegebener Kapazitäten wie Arbeitsspeicher oder Rechenleistung direkt vom bereitgestellten System über ein Netzwerk. Regulär passt die Cloud die für einen Nutzer freigegeben Ressourcen direkt an den Bedarf an; wird z. B. mehr bzw. weniger RAM benötigt, wird dieser freigegeben bzw. gesperrt.

Ein IT-System, welches Funktionalitäten des Raum- und Flächenmanagements, des (kaufmännischen) Immobilienmanagements, von Wartung und Instandhaltung inklusive des Bauunterhalts, des Projektmanagements und des Energie- sowie Nachhaltigkeitsmanagements auf einer einheitlichen webbasierten Systemplattform integriert. In Europa wird der Begriff oftmals mit CAFM-System gleichgesetzt, das sehr ähnliche Funktionen bereitgestellt werden.

IoT beschreibt die zunehmende Vernetzung von intelligenten (smarten) Objekten, wie Geräten, Maschinen und technischen Anlagen, um über diesen Weg miteinander kommunizieren zu können (Machine-to-Machine). So ist es möglich autonom und mit minimalem menschlichen Einfluss Daten aufzunehmen, Aktionen durchzuführen und selbsttätig auf Zustände und Situationen zu reagieren. Somit können Prozesse oder Teilprozesse automatisiert abgebildet werden.

Kennzeichnungssysteme dienen der einheitlichen und systematischen Kennzeichnung von Objekten (häufig technische Anlagen), die in datenbankgestützten IT-Systemen wie CAFM-Software verwaltet werden. Die hierfür verwendeten Kennzeichnungsschlüssel erlauben üblicherweise die eindeutige Identifizierung eines Objekts innerhalb seiner hierarchischen Objektstruktur und seine räumliche Zuordnung.

Kollaborationssoftware dient zum simultanen Bearbeiten von Bauwerksmodellen (BIM-Modelle) mit verschiedenen Softwareprodukten. Die Daten sind in einer Datenbank abgelegt. Änderungen werden protokolliert, Nutzer können über Änderungen aktiv informiert werden und zeitgleich auf das gleiche Modell zugreifen. Damit werden Änderungen, die in einem Gewerk notwendig werden, sofort für Planer und Projektbeteiligte in davon abhängigen Gewerken sichtbar gemacht.

Unter Kompatibilität im Zusammenhang mit Schnittstellen bzw. IT-Systemen versteht man die Vereinbarkeit von Strukturen und Eigenschaften zwischen verbundenen Systemen (Ursprung/Ziel). Bei Schnittstellen stellt sich Kompatibilität vor allem durch die Lesbarkeit eines Datei- bzw. Datenformates durch das angebundene Softwaresystem dar. Unterschieden wird dabei in:

- Aufwärtskompatibilität, d. h. ein Schnittstellenprogramm kann Dateien und Daten einer neueren Version des unterstützen Datei-/Datenformates ohne Verluste verarbeiten, hierbei kann die Notwendigkeit einer vorherigen Konvertierung bestehen,

- Abwärtskompatibilität, d. h. ein Schnittstellenprogramm ist in der Lage frühere Versionen des unterstützten Datei-/Datenformates zu verarbeiten.

Die KI (AI) versucht menschliche Wahrnehmungen sowie Entscheidungen und Handlungen durch Maschinen nachzubilden. KI ist ein Teilbereich der Informatik, der sich der Lösung kognitiver Probleme widmet, die häufig mit menschlicher Intelligenz in Verbindung gebracht werden, wie z.B. Lernen, Problemlösung und Mustererkennung. KI konnte bislang schon erstaunliche Erfolge in eingeschränkten Domänen erzielen (z.B. Schachspiel). Es gibt aber auch Pläne, langfristig eine sog. generelle KI zu entwickeln – also ein System, das nicht nur eine klar umschriebene Aufgabe erledigt sondern die Welt umfassend versteht, sich in ihr orientieren und beliebige Probleme lösen kann.

Ein Lastenheft beschreibt alle funktionalen und ablauforientierten Anforderungen an eine Software, ihre Schnittstellen sowie den Implementierungsprozess (Anforderungsspezifikation). Das Lastenheft muss ein Mengengerüst hinsichtlich Art und Umfang der geplanten Benutzer des CAFM-Systems und der mit diesem zu verwaltenden Objekte bzw. Datenumfänge enthalten.

Grundsätzlich gibt es vier Arten von Lizenzmodellen: den vollständigen Verkauf, das klassische Nutzungsrecht, den Service-Vertrag und Freie-Software-Lizenzierung. Jeder Lizenztyp hat seine Vor- und Nachteile, die jeweils zu berücksichtigen sind.

Offline-Schnittstellen (oder Batch) tauschen Daten über Dateien aus, die einem spezifischen, vorab definierten Datenformat entsprechen. Diese Art der Schnittstelle wird auch als asynchron bezeichnet, da System A eine Datei erzeugt und System B diese Datei später einliest. Somit stehen die Daten erst nach einer gewissen Zeitspanne im Zielsystem zur Verfügung. Die Erzeugung und das Einlesen der Datei erfolgen dabei nach festgelegten Intervallen oder werden durch bestimmte Ereignisse gesteuert. Die eingelesenen Daten werden dann im Zielsystem eingelesen und gespeichert.

Ein Betreibermodell, welches innerhalb der Liegenschaften des Kunden realisiert ist (siehe "Betreibermodell").

Online-Schnittstellen erlauben den direkten Zugriff von System B auf Daten von System A. Die Übertragung erfolgt hier synchron. Häufig kann dabei eine doppelte Datenhaltung vermieden werden.

In einem Pflichtenheft werden die Anforderungen an eine Software aus system- und softwaretechnischer Sicht beschrieben (System- bzw. Umsetzungsspezifikation). Es ist zu spezifizieren, wie die funktionalen Anforderungen aus dem Lastenheft konkret umgesetzt werden sollen.

Eine höhere Ebene als die reine Nutzung von Ressourcen stellt „Platform as a Service“ dar. Hier wird eine Infrastruktur bereitgestellt, die bestimmte Features wie Datenbanken, Mandantenfähigkeit u.ä. anbieten kann. Auf dieser Plattform kann der Kunde Anwendungen laufen lassen. Diese Cloud-Nutzung ist für CAFM-Anbieter interessant, die ihre Systeme auf einer Cloud-Plattform betreiben wollen, ohne dafür eigene Kapazitäten zu nutzen.

Proprietäre Dateiformate können nur von den eigenen oder autorisierten Softwaresystemen gelesen werden. Deshalb könnte die Verwendung proprietärer Formate die Interoperabilität beeinträchtigen, sofern die Projektbeteiligten unterscheidliche Softwaresysteme verwenden sollten. Proprietäre Formate werden z. B. beim Closed-BIM-Ansatz verwendet.

Ein Prozess ist eine abgeschlossene Folge von Tätigkeiten oder Aktivitäten, die Eingaben (Input) mit Hilfe von Mitteln (Personal, Ressourcen, Informationen) in Ergebnisse (Output) umwandelt. Ergebnis eines zweckbezogenen Prozesses ist ein Produkt. Die Aktivitäten werden zu einem bestimmten Zeitpunkt oder durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und führen zu einem definierten Ende und einem messbaren Ergebnis. FM-Prozesse zählen üblicherweise zu den sekundären oder Support-Prozessen.

Eine Punktwolke (point cloud) beschreibt die Ansammlung von Punkten in einem Raum, die sich durch Vektoren beschreiben lassen. Vorrangig finden Punktwolken im Bereich der Archäologie, der Geografie und der Architektur zur Abbildung von realen Szenen zu Einsatz. Die Aufnahme erfolgt dabei entweder auf Basis von fotogrammetrischen Aufnahmen oder mit speziellen 3D-Laserscannern.

RPC steht für den Aufruf von Funktionen und Prozeduren in entfernten Systemen über Standardzugriffe (Interoperabilität). Das aufrufende System gilt dabei als Client; das aufgerufene als Server. Die Abarbeitung der aufgerufenen Prozedur geschieht dabei auf dem Server und sendet nur das Ergebnis der Bearbeitung an den Client zurück. RPC-Implementierungen verschiedener Techniken sind untereinander nicht kompatibel.

Aufruf vordefinierter Inhalte eines Servers, wie z.B. Seiteninhalte, beschreibt ein Grundprinzip für Webdienste.

Scan2BIM umfasst die Transformation von 3D-Punktwolken in parametrische Bauteilobjekte für ein BIM-Modell.

Scan2CAFM nutzt Punktwolkeninformation bzw. die während der digitalen Erfassung erstellten Fotos für die Ermittlung von benötigten Sachinformationen oder auch Maßen aus der Punktwolke, die in ein CAFM-System ohne den Umweg der Modellierung übertragen werden. Mithilfe von Markups kann die Punktwolke mit Zusatzinformationen der betrachteten Objekte angereichert werden.

Eine Schnittstelle ist ein Mechanismus, der den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen oder Teilsystemen ermöglicht. Sie umfasst Vereinbarungen (Protokolle) über die Art und Weise, wie und welche Informationen ausgetauscht werden. Bei Softwaresystemen werden Offline-Schnittstellen und Online-Schnittstellen unterschieden.

Mittels einer Schnittstelle kann ein Datenaustausch (alphanumerischer und/oder grafischer Daten) zwischen einem Software-System und dessen Partnersystem gewährleistet werden. In der Regel erfolgt dies über spezielle Schnittstellenprogramme, die überwiegend im Hintergrund abgearbeitet werden. Alternativ kann in manchen Fällen ein direkter Datenbankzugriff erfolgen. Von einer CAFM-Schnittstelle spricht man, sobald eines der beteiligten Systeme als zentrale Komponente eine CAFM-Software beinhaltet.

Ein Schnittstellenprogramm/-modul kann entweder ein integrierter Teil eines Softwaresystems oder ein eigenständiges Programm sein. Dieses beinhaltet folgende, für den Datenaustausch notwendigen Funktionen: 
1. Auslesen der Daten aus dem Ursprungsort, ggf. in eine Transferdatei.
2. Überprüfung der Daten am Zielort nach festgelegten Regeln (z. B. Beachtung funktionaler Abhängigkeiten und Plausibilität).
3. Einlesen der Daten am Zielort.
4. Rückmeldung der erfolgreichen oder fehlerhaften Datenübernahme und ggf. Löschung von temporären Transferdateien.

Im Regelfall sind am Ursprungs- und Zielort separate, aber aufeinander abgestimmte Schnittstellenprogramme erforderlich, die nicht identisch, jedoch kompatibel sein müssen.

Service Oriented Architecture (SOA) beschreibt ein Architekturstil in der Softwareentwicklung mit dem Ziel, Services (Dienste) verteilt bereitzustellen, zu verwalten und zu nutzen. 
Gerade bei der Implementierung konkreter Geschäftsprozesse über System- und Unternehmensgrenzen hinweg spielt SOA eine wichtige Rolle. Wichtigstes Element bei SOA ist der Service (Dienst). Dieser beschreibt die eigentliche Funktionalität eines Bausteins. Hierbei sollte ein Service sowohl flexibel einsetzbar als auch wieder verwendbar sein.

Wenn Immobilien zukünftig noch stärker technisiert werden, sind Sensoren und Aktoren im Rahmen des Internet of Things (IoT) wichtige Bestandteile einer ganzheitlichen Lösung. Diese Komponenten sollten dann auch im Gebäudemodell korrekt verortet werden. Dies bildet die Grundlage für vielfältige FM-Prozesse. So lassen sich Sensoren zur Ermittlung der Luftqualität nutzen, um im Modell kritische Bereiche zu visualisieren. Andere Anwendungen wären das automatische Auslösen einer Störungsmeldung beim Erreichen bestimmter Grenzwerte oder die Nutzung von Anwesenheitssensoren, um die Auslastung von Arbeitsplätzen zu ermitteln und den realen Raumbedarf eines Unternehmens zu ermitteln. Diese Daten sollten dem Anwender dann ebenfalls im grafischen Modell dargestellt werden, um eine sichere Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Damit bilden Smart Buildings eine Variante des Digitalen Zwillings ab.

Im Allgemeinen beschreibt SaaS die Bereitstellung von Softwareanwendungen über das Internet. Das beinhaltet neben der Bereitstellung auch die Wartung und Administration dieser Umgebung. SaaS ist wohl die bekannteste und am häufigsten genutzte Ausprägung von Cloud Computing.

Im Facility Management bedeutet SaaS zumeist die Nutzung eines CAFM-Systems als Service.

Unter Stammdaten, auch Bestandsdaten genannt, werden im Allgemeinen alle Daten verstanden, die einer geringen Änderungshäufigkeit unterliegen und - bei alphanumerischen Daten ggf. in Katalogen geordnet - mehrfach (aber einheitlich) verwendet werden können.

Systemarchitektur beschreibt die Architektur bzw. die Art des Aufbaus eines IT-Systems. Anhand eines Entwurfsmusters werden die unterschiedlichen Komponenten eines System auf Basis der Anforderungen an dieses System mit einander kombiniert. Verantwortlich für die Systemarchitektur ist im allgemeinen der Systemarchitekt. Häufig wird ein zumindest 3-schichtiges Architekturmodell verwendet.

Grafische Darstellung, die durch Kombination geometrischer Grundelemente (2D-Primitive) wie z. B. Linien, Bögen, Kreise und Text entsteht

Bei Webservices handelt es sich um die am häufigsten verwendete Art von Online-Schnittstellen. Der Informationsaustausch erfolgt hierbei zwischen der CAFM-Anwendung und dem Partnersystem über webbasierte Dienste. Hierüber lassen sich proprietäre Funktionen und Module eines Softwaresystems kapseln und via Standardzugriff anderen Systemen zur Verfügung stellen. Webservices sind formell beschrieben (siehe API) und von anderen Systemen jederzeit nutzbar. Hierbei muss das aufrufende System keine Kenntnisse über interne Funktion und Aufbau des bereitstellenden Systems besitzen.

Ein Workflow ist ein standardisierbarer, arbeitsteiliger Prozess, der sich mittels Customizing in Software abbilden lässt. Entscheidend ist, dass hierbei eine eindeutige Ablaufreihenfolge der Tätigkeiten über Softwarefunktionen konfiguriert werden kann, so dass bei Beendigung bzw. Abbruch von Aktivitäten die nachfolgenden Prozessbearbeiter über den geänderten Status informiert werden (z. B. Mail, Meldung, Postkorb) oder automatisiert weitere Programmfunktionen angestoßen werden (z. B. Auftragsgenerierung, Bestellungen, Datenweitergabe an externe Programme).
 

Zustandsdaten beschreiben den Zustand von Stammdaten- und Bestandsdatenobjekten. Typische Beispiele für Zustandsdaten sind dynamische Temperaturdaten, Energie-/Verbrauchsdaten oder Störungs- bzw. Betriebsinformationen. Diese Daten können sowohl manuell erfasst, als auch automatich - z.B. durch IoT Sensoren - erfasst werden.