NAME:                             Maren Stiballe
ORT:                                 Berlin
UNTERNEHMEN:           Max-Planck-Gesellschaft

Manchmal beginnt eine Erfolgsgeschichte nicht mit einem großen Karriereplan, sondern mit einer spontanen Entscheidung. Bei Maren Stiballe war es die Zusage zur Weiterbildung als Fachwirtin Facility Management, mitten in einem vollen Alltag zwischen Beruf, Familie und neuen fachlichen Herausforderungen. Heute ist klar: Der Schritt hat sich gelohnt.

Maren Stiballe wurde mit dem 1. Preis der gefma-Förderpreise für Projektarbeiten zur Fachwirtausbildung (gefma) ausgezeichnet. Ihre Arbeit zur Implementierung eines zentralen CAFM-Services in der Max-Planck-Gesellschaft zeigt, wie wichtig gute Daten, klare Prozesse und verlässliche Schnittstellen im Facility Management sind. Im Interview spricht sie über ihren Weg ins FM, ihren Arbeitsalltag im CAFM-Support und darüber, warum man Chancen manchmal einfach ergreifen sollte.

Maren, Du bist Teamleiterin CAFM-Support Flächenmanagement bei der Max-Planck-Gesellschaft. Was genau machst du dort?

Unser CAFM-Support ist in zwei Bereiche gegliedert: Flächenmanagement und technischer Betrieb. Ich leite das Flächenmanagement. Gemeinsam mit meinen beiden Kolleginnen halte ich die Raumbücher und Grundrisse aller Max-Planck-Institute aktuell. Wir sind außerdem erste Anlaufstelle für alle, die mit dem CAFM-System arbeiten. Wenn Fragen auftauchen, neue Anforderungen entstehen oder etwas nicht rundläuft, landet es bei uns. Dann klären wir, was gebraucht wird, stimmen uns mit den Beteiligten ab und testen neue Funktionen oder Updates. Am Ende muss das System zuverlässig laufen und die Daten müssen stimmen.

Dein Weg ins Facility Management war nicht vorgezeichnet. Wie bist du dort gelandet?

Ich habe 2002 eine Ausbildung zur technischen Zeichnerin begonnen und war früh an der Planung und Umsetzung von Biogas- und Kläranlagen beteiligt, von der Genehmigung bis zur Inbetriebnahme. Das war eine gute Schule, weil ich gelernt habe, wie technische Planung, Bauprozesse und Dokumentation zusammenhängen.

Nach einer Weiterbildung im Bauzeichnen mit CAD, einigen Jahren Berufserfahrung und einer Familienpause bin ich 2016 bei Ambrosia FM wieder eingestiegen. Dort kam ich erstmals intensiver mit dem Facility Management in Berührung.

2022 dann der nächste Schritt: Ich wechselte zur Max-Planck-Gesellschaft. Ich habe zunächst Raumbücher und Grundrisse im CAFM-System aktualisiert. Dabei wurde mir schnell klar: Wenn ich dieses System und die dahinterliegenden Prozesse wirklich gut unterstützen will, brauche ich ein tieferes Verständnis für Facility Management. Als ich 2024 die Möglichkeit bekam, die Weiterbildung zur Fachwirtin Facility Management zu machen, habe ich ziemlich spontan zugesagt. Manchmal ist es gut, nicht zu lange zu überlegen, sondern es einfach zu machen.

Was macht deine Arbeit für dich besonders spannend?

Die Abwechslung. Es gibt Tage, an denen wir konzentriert Daten pflegen. An anderen Tagen braucht jemand kurzfristig Unterstützung, ein Fehler muss analysiert oder ein Prozess verbessert werden. Ich mag diese Mischung. Besonders gern recherchiere ich Ursachen, suche Lösungen und entwickle Dinge weiter. CAFM ist für mich nicht nur Software. Es ist die Verbindung aus Daten, Gebäuden, Prozessen und Menschen.

Du wurdest für deine Projektarbeit mit dem 1. Preis ausgezeichnet. Worum ging es darin?

In meiner Arbeit ging es um einen Leitfaden für einen zentralen CAFM-Service in der Max-Planck-Gesellschaft. Die zentrale Frage war: Wie kann ein solcher Service die Generalverwaltung und die einzelnen Institute im Alltag besser zusammenbringen? Mir war wichtig, dass daraus kein theoretisches Papier wird, sondern ein praktisches Werkzeug. Ein Leitfaden, der Orientierung gibt, Zuständigkeiten klärt und Zusammenarbeit einfacher macht.

Wo siehst du dich in den nächsten Jahren?

Ich arbeite sehr gern bei der Max-Planck-Gesellschaft und kann mir gut vorstellen, dort langfristig weiter tätig zu sein. Gleichzeitig verändert sich das Facility Management stark. BIM und KI werden viele Prozesse neu gestalten und weiterentwickeln. Nach dem Abschluss meiner Weiterbildung merke ich außerdem, dass die Frage nach der nächsten Fortbildung langsam wieder auftaucht. Es gibt viele spannende Themen, in die ich tiefer einsteigen möchte. Ich bin froh, das bei einem Arbeitgeber tun zu können, der diese Entwicklungen mitträgt und ich freue mich darauf, sie konkret in meinem Arbeitsbereich nutzbar zu machen.

Was möchtest du anderen mitgeben, die im Facility Management ihren Weg gehen wollen?

Mutig sein und nach vorn gehen. Gerade wenn Familie, Beruf und Weiterbildung zusammenkommen, gibt es selten den perfekten Zeitpunkt. Weiterbildung läuft nicht nebenbei, wenn gerade alles ruhig ist. Sie passiert mitten im echten Leben, mit Terminen, Familienorganisation, Arbeit und allem, was sonst noch dazugehört. Wichtig ist nicht, alles perfekt zu machen. Wichtig ist, dranzubleiben und Prioritäten zu setzen. Und man sollte Unterstützung annehmen. Familie, Freunde und Kolleginnen oder Kollegen, die einem den Rücken freihalten, machen einen großen Unterschied.

gefma: Vielen herzlichen Dank, dass Deine „Success Story“ unsere Branche bereichert. Alles Gute und viel Erfolg weiterhin!