Definition Facility Management

Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, welche die notwendigen Unterstützungs- (Sekundär-) Prozesse des Kerngeschäfts eines Unternehmens vereint. Dabei stehen Arbeitsplatzgestaltung, Werteerhalt und Kapitalrentabilität im Fokus des Facility Managers. Die Richtlinie GEFMA 100-1 definiert den Begriff des FM nach dem Stand von Wissenschaft und Forschung sowie dem Verständnis der mitwirkenden Marktteilnehmer.

In der DIN EN 15221-1 „Facility Management“ (Teil 1: Begriffe) werden, basierend auf den Ergebnissen der Arbeit des europäischen Normenausschusses CEN 348, erstmals in Deutschland Begriffe und Strukturen im FM normativ geregelt. Hier wird analog GEFMA 100-1 sehr deutlich herausgearbeitet, dass die Sicherung des Kerngeschäftes (Hauptprozesse) der Organisation der Gegenstand ist, auf den sich alle FM-Leistungen beziehen.

Anforderungen

Allgemeine Anforderungen an das FM können sein:

  • Unterstützung von Unternehmens-Kernprozessen
  • Erhöhung der Leistungsfähigkeit betrieblicher Arbeitsplätze
  • Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz für die Mitarbeiter
  • Erhaltung baulicher und anlagentechnischer Werte
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
  • Erhöhung von Nutzungsqualitäten
  • Reduzierung von Nutzungskosten

In der Praxis müssen diese allgemeingültigen Anforderungen an individuelle Zielvorgaben angepasst werden. Der Anwender legt seine auf sein Kerngeschäft abgestimmten Erfordernisse und Erwartungen an das FM fest.

Nutzen

FM sorgt für einen langfristigen Erhalt oder eine Erhöhung der Vermögenswerte von Unternehmen in Form von Bausubstanz, Anlagen und Einrichtungen (Facilities). Durch den sparsamen und gezielten Einsatz von Ressourcen begrenzt und verringert FM die gebäude- und servicebedingten Kosten über den gesamten Lebenszyklus. FM schafft Transparenz in Randbereichen eines Unternehmens und entlastet Management und Mitarbeiter in Sekundärprozessen. Durch eine optimale Arbeitsplatzgestaltung sorgt FM für erhöhtes Wohlempfinden bei den Mitarbeitern und steigert so indirekt die Produktivität. Somit leistet FM einen wichtigen Beitrag zum Unternehmenserfolg.

Grundsätze

FM überspannt den gesamten Lebenszyklus von Facilities. Die zeitlichen Zusammenhänge zwischen den Lebenszyklusphasen von Facilities werden erkannt und in die Planung einbezogen, um den nachhaltigen Unternehmenserfolg zu verbessern. Durch die Integration einzelner Serviceleistungen zu einem FM-Prozess wird der Facility Manager in die Lage versetzt, dieses komplexe Leistungsgebilde zu steuern und zu beherrschen. Der Facility Manager bildet eine eindeutige Schnittstelle zu dem Kerngeschäft eines Unternehmens. Der Nutzer ist somit in der Lage den Erfolg des FM's anhand der Ergebnisse zu beurteilen. Ein gegenseitig partnerschaftlicher Umgang erleichtert dabei den reibungslosen Ablauf der häufig eng verketteten Unterstützungsprozesse des FM mit den Kernprozessen des Anwenders. Eine angestrebte „Wertekultur“ trägt zum langfristigen Unternehmenserfolg bei.

Prozessorientierung

In Anlehnung an DIN EN ISO 9000 ergibt sich ein allgemeines Prozessmodell für FM mit folgenden Schritten entlang der Wertschöpfungskette:

  • Die Anforderungen an das FM müssen durch den FM-Kunden (und ggf. andere interessierte Parteien) klar und unmissverständlich festgelegt werden
  • Um das Verständnis der Anforderungen durch den FM-Dienstleister zu gewährleisten, ist eine Vereinbarung von Service Levels und Messgrößen zweckmäßig
  • Die Durchführung der einzelnen Tätigkeiten erfolgt durch den FM-Dienstleister in Form geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse
  • Das Ergebnis sind Facility Produkte, deren Merkmale den Kundenanforderungen entsprechen oder diese übertreffen
  • Aus der Erfüllung der Anforderungen ergibt sich für den FM-Kunden ein Nutzen, der zur Kundenzufriedenheit führt

Spezielle, detaillierte Prozessmodelle für FM sind in der Richtlinie GEFMA 100-1 enthalten:

Mitglieder können die Richtlinie GEFMA 100-1, neben allen anderen Richtlinien kostenlos
im geschützten Bereich downloaden.