Arbeitskreis FM-Dokumentation

Historie und Ziele

AK FM-Dokumentation, November 2010

Den Auftakt für den Arbeitskreis „FM-Dokumentation“ (Arbeitstitel) gab ein Seminar in Neu-Isenburg im März 2010.

Ziel des Seminars war es, Grundlagen für eine standardisierte Gebäudedokumentation über den gesamten Lebenszyklus zu definieren, die den Anforderungen aller Beteiligten im FM-Markt entsprechen. Unterschiedliche Interessen und Voraussetzungen sollten integriert, die Anforderungen an die Gebäudedokumentation strukturiert und an der Praxis ausgerichtet werden. Gleichzeitig stand die Wirtschaftlichkeit immer im Fokus.

Themen und Instrumente

Der Arbeitskreis hat sich zur Bearbeitung der komplexen Themen in drei Arbeitsgruppen aufgeteilt:

  • AG 1: Daten im Lebenszyklus
    AG Leitung Prof. Dr. Jörg Mehlis
  • AG 2: Richtlinien und Normen
    AG Leitung Janke Papenfuß
  • AG 3: Qualitätssicherung
    AG Leitung Claus Biedermann

Ergebnisse

Wer bereits die Planung und den Bau von Immobilien und Facilities sorgfältig dokumentiert, kann später Zeit, Aufwand und Geld sparen. Denn eine umfassende und aktuelle Dokumentation von Daten und Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg ist sehr wichtig für Ausschreibungen, den reibungslosen Betrieb und professionelles Facility Management – gerade im großen Maßstab.

Hier setzt die Richtlinie GEFMA 198 an, in die die Ergebnisse aus den Arbeitsgruppen eingegangen sind. Diese Richtlinie ist eine allgemeingültige und den gesamten Lebenszyklus abdeckende Handlungsanleitung zum Aufbau einer Dokumentation. Solch eine systematische Informationssammlung schafft die nötige Nachvollziehbarkeit, damit die FM-Dienstleister auf Basis einer integralen Planung und der damit verbundenen Informationen ihrer Betreiberverantwortung gerecht werden können. Eine Dokumentation erleichtert es, Verantwortungsbereiche festzulegen, Schäden zu vermeiden und Risiken zu beherrschen. Zudem verhindert sie die kostentreibende Mehrfacherfassung von Daten.

GEFMA 198 beschreibt unter anderem die erforderlichen Bausteine und Informationen für die Erstellung einer Dokumentation im Rahmen eines FM-Handbuches. Sie stellt ein auf erfolgreichen Projekten basierendes Prozess- und Vorgehensmodell dar und beschreibt wichtige Aspekte zur organisatorischen Eingliederung in die Unternehmensstruktur. Ein Leistungsbild dient als Leitfaden für eine nutzerspezifische Gliederung. Zudem werden wichtige Erfolgsfaktoren genannt und relevante Normen, Richtlinien, Begriffserklärungen sowie Definitionen aufgeführt.

Der Nutzen der Dokumentation hängt davon ab, dass die Daten und Informationen lückenlos sind. Nur dann ist die für ein effektives Facility Management und den nachhaltigen Betrieb notwendige Transparenz gewährleistet.

Die Richtlinie GEFMA 198 ist erhältlich auf dieser Website im Online-Shop.

Sprecher AK FM-Dokumentation:
Dr. Florian Nitzsche (22 kB) und Anette Koenig (23 kB)